L’embauche de nouveaux employés implique des formalités obligatoires, qui doivent être respectées sous peine d’amende.
Les formalités d’embauche sont les suivantes :
- L’offre d’emploi et l’entretien d’embauche ;
- La signature du contrat de travail ;
- La déclaration préalable à l’embauche ;
- L’intégration au registre unique du personnel ;
- La déclaration des mouvements de main d’œuvre ;
- La visite d’information et prévention ;
- L’affiliation aux institutions de retraite.
Offre d’emploi et entretien d’embauche
Une offre d’emploi est rédigée et diffusée sur les canaux de communication, comme par exemple sur Pôle Emploi ou sur les réseaux sociaux. L’annonce inclut les éléments suivants :
- La date et la référence de publication de l’offre ;
- Le nom, la description et le lieu du poste ;
- Le profil recherché, ou l’expérience requise ;
- Une date de publication ou de mise en ligne ;
- Le type de contrat et sa durée ;
- L’adresse à laquelle envoyer les CV ou demander des informations complémentaires.
Lors de l’entretien d’embauche, le règlement intérieur est mis à disposition du candidat. Ce dernier est également informé des dispositifs collectifs d’épargne salariale, des mutuelles d’entreprise santé et du régime de prévoyance s’il y en a un.
Contrat de travail
Après l’entretien, on prépare les contrats pour les profils sélectionnés, qui en garderont une copie. Les mentions obligatoires sont les suivantes :
- Le nom et l’adresse de l’employeur ;
- Le nom et l’adresse de l’employé ;
- Les détails du poste : heures de travail, lieu, rémunération ;
- Les conditions des congés ;
- Les conditions de la période d’essai et du renouvellement ;
- Les noms et adresses des caisses de retraite complémentaires et des organismes de sécurité sociale.
Déclaration Préalable à l’Embauche
Après la signature de contrat, la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) doit être effectuée auprès de l’URSSAF. L’employeur doit l’effectuer dans les 8 jours avant le début de l’activité de l’employé. Cette déclaration peut être effectuée en ligne directement sur le site de l’URSSAF. Une copie du document ou un accusé de réception par l’URSSAF doit être remis à l’employé.
Intégration dans le registre unique du personnel
L’employeur doit ajouter les nouveaux employés dans le registre unique du personnel. Les informations sur chaque employé y figurent :
- Etat civil : nom, prénom, date de naissance, nationalité et sexe ;
- Poste ;
- Qualifications ;
- Dates d’entrée et de sortie de l’établissement ;
- Date d’autorisation d’embauche ou de licenciement, ou la date de demande si elle n’a pas été accordée.
Ce registre peut être créé sur papier ou en version informatique, du moment qu’il contient bien toutes les informations nécessaires. Il est à noter que les contrats spécifiques doivent être mentionnés, comme le CDD ou le travail à temps partiel.
Déclaration des Mouvements de Main d’œuvre
Les entreprises de plus de 50 employés doivent effectuer une déclaration des mouvements de main-d’œuvre (DMMO) tous les mois. Ces déclarations résument les contrats conclus, terminés ou interrompus durant le mois. Elles peuvent également être effectuées en ligne.
Visite d’information et prévention
Dans les 3 mois après l’embauche, une visite d’information et prévention doit être effectuée pour l’employé. Il s’agit d’une visite médicale effectuée par un professionnel de santé du travail, et un dossier de suivi est ouvert. Dans les cas particuliers, comme les travailleurs handicapés ou les travailleurs de nuit, la VIP est effectuée directement dans un service de santé au travail.
L’employeur doit affilier l’employé à une institution de retraite complémentaire. L’affiliation à l’AGIRC-ARRCO est effectuée en déclarant les nouveaux employés lors des déclarations sociales.
Intégration à l’espace de travail
Une fois toutes les formalités d’embauche remplies, le nouvel employé peut commencer son activité. Maintenant qu’il est engagé, il faut s’assurer qu’il s’intègre bien à son espace de travail, et pour cela il faut :
- Le présenter à son équipe ;
- Lui donner les informations nécessaires aux tâches de son poste ;
- Lui montrer et lui apprendre à utiliser les outils et logiciels ;
- Lui assigner un mentor ;
- Faire des suivis réguliers et s’assurer qu’il n’ait pas de blocage.
Cette dernière étape n’est pas obligatoire au vu de la législation. Elle est toutefois essentielle et même indispensable dans la pratique.
Conclusion
En résumé, il est important pour les employeurs de s’assurer que les obligations mentionnées ci-dessus soient bien remplies. Ces formalités assurent tout d’abord la sécurité du nouvel employé, puis la déclaration de son emploi pour éviter la dissimulation de travail. Une fois ces formalités accomplies, l’entreprise peut enfin produire avec son nouveau collaborateur embauché.
